Les mairies, les collectivités territoriales et les offices du tourisme sont aujourd’hui confrontés à la problématique de la protection de leurs données ainsi que celles de leurs administrés et aux enjeux que cela suscite Sachant que les mairies sont amenées à collecter de nombreuses informations à caractère confidentiel pour de nombreuses raisons, gestions des services publics, gestions de ressources humaines, sécurité, site web et outils digitaux. En 2020, 70% de français interrogés (sondage IFOP d’avril 2019) se disent plus sensibles à la protection des données personnelles que durant les années précédentes. La désignation d’un délégué est alors une obligation applicable depuis Mai 2018. Tout comme la présence de mentions légales est obligatoire depuis juin 2004 ainsi que la saisine électronique depuis octobre 2015…
(re)Découvrons certains termes en détails :
RGPD : Règlement Général sur la Protection des Données.
Voici ce qui change pour vous avec la nouvelle norme RGPD de mai 2018.
Tout d’abord vous n’avez plus besoin de faire vos déclarations auprès de la CNIL.
Cependant en cas de contrôle de la CNIL vous êtes tenu de :
- Désigner un délégué à la protection des données.
- Recenser les traitements de données et tenir à jour un registre de ceux-ci.
- Encadrer la sous-traitance des traitements.
- Garantir la sécurité des données.
- Organiser la réponse aux demandes d’exercice des droits venant des administrés.
- Notifier à la CNIL, voire aux personnes concernées, les violations éventuelles de données personnelles (par exemple les failles de sécurité).
- Effectuer dans certains cas des analyses d’impact sur la vie privée et les libertés pour certains traitements à risques.
Pour aller plus loin consultez le guide de sensibilisation au RGPD de la CNIL pour les collectivités locales.
https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/cnil-guide-collectivite-territoriale.pdf
Saisine électronique
Désormais, tout usager peut saisir une administration par voie électronique – c’est-à-dire par mail/formulaire de contact – « sans que celle-ci puisse exiger de répéter la demande sous une autre forme ». De son côté l’administration a pour obligation d’archiver la demande et d’accuser la bonne réception de ladite demande en rappelant certaines informations importantes.
Pour aller plus loin, consultez la page https://www.maire-info.com/administration-electronique/saisine-par-voie-electronique-une-circulaire-pour-preciser-les-regles-article-20695 conçut par l’AMF (l’Association des Maires de France).
Directeur de la publication
Ici nous devrons faire un distinguo entre le directeur de la publication quant aux responsabilité éditorial du site internet qu’il dispose et qui aura en charge de faire remonter certaines informations et faire le liant entre usagers et administrateurs. Par ailleurs le titre de directeur de la publication d’un point de vue légale et vis-à-vis de la loi est différent. C’est-à-dire, aux yeux de la loi le seul responsable légalement sera le maire, soit le responsable légal de l’entité éditrice.
Pour aller plus loin, consultez la page,
https://www.alain-bensoussan.com/avocats/identification-du-directeur-de-la-publication-dun-site-internet/2019/02/26/
Pages légales
Que faire si la mairie ne dispose pas des ressources compétentes en interne pour ladite mission ? déléguez :
Mairie digitale, est votre tiers de confiance pour être votre délégué externalisé pour :
- Vous accompagnez dans la mise en place de la conformité envers la loi
- Mettre en application un plan d’action pour organiser les process de travail en interne.
- Inventorier et classifier les données personnelles selon leur nature
- Rédiger vos documents légaux
Formez :
- Mise à disposition d’un formateur, qui formera votre équipe dédiée à la gestion des données.
Organiser des réunions de sensibilisation auprès des Elus et agents municipaux
