Gestion du courrier entrant et sortant

Un registre papier ou un tableur pour suivre le courrier de la mairie finit vite par ne plus refléter la réalité : qui a répondu, à qui, et quand. Nous développons un outil qui enregistre chaque courrier, le numérise, l'attribue à un agent ou un élu, et garde la trace de sa réponse.

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Concrètement

Un courrier arrive : il est enregistré, numérisé et attribué à la bonne personne en quelques clics. L'outil garde l'historique complet — date de réception, personne en charge, date et contenu de la réponse — consultable à tout moment, y compris par un nouvel agent qui reprend un dossier.

Pour qui

Les mairies où plusieurs personnes traitent du courrier (secrétariat, élus, services techniques) et où il devient difficile de savoir qui a répondu à quoi, ou si un courrier est resté sans réponse.

Ce que nous livrons

• L'outil d'enregistrement et de suivi du courrier, avec numérisation.
• Une vue d'ensemble des courriers en attente de réponse.
• Une formation de votre secrétariat à son utilisation.

Chaque projet fait l'objet d'un devis, envoyé sous 48 h ouvrées après un premier échange sur vos volumes de courrier.