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Standard téléphonique IA pour mairie : la mairie décroche, même fermée
Un standard téléphonique IA est un assistant vocal qui répond aux appels de la mairie quand personne ne peut décrocher. Il donne les horaires, explique les démarches courantes, oriente vers le bon service et prend un message clair que le secrétariat reçoit par e-mail. Chez Mairie Digitale, il coûte 1 490 € HT de mise en place, puis 2 990 € HT par an ; il ne répond qu'avec les informations validées par la mairie et ne traite aucune urgence.
Concrètement : on parle aussi de « callbot IA ». Au lieu d'un répondeur qui récite un message et invite à rappeler, l'habitant entend une voix qui comprend sa question en français courant et lui répond. S'il faut une personne de la mairie, l'assistant prend le message à sa place : nom, numéro, objet de l'appel.
C'est le même assistant que le chatbot du site, et il peut répondre aussi sur Messenger et Instagram si votre commune y est présente : une seule base de connaissance, mise à jour une fois, valable sur tous les canaux. Sur chacun, il filtre les demandes en amont et ne transmet au secrétariat que ce qui a vraiment besoin d'une personne.
Pourquoi un accueil téléphonique IA en mairie ?
Dans beaucoup de communes, la mairie est ouverte deux ou trois demi-journées par semaine. La secrétaire de mairie est seule, souvent partagée entre plusieurs communes. Pendant qu'elle reçoit un administré au guichet, le téléphone sonne. Et en dehors des permanences, il sonne dans le vide.
La plupart de ces appels portent sur des questions simples : « Vous êtes ouverts quand ? », « Que faut-il pour un passeport ? », « Comment réserver la salle ? », « À qui signaler un lampadaire en panne ? ». Le standard téléphonique IA prend ces appels en charge et ne laisse remonter que ce qui demande vraiment une personne de la mairie.
Lire : mairie ouverte deux demi-journées par semaine, comment rester joignable →
Comment se passe un appel
- L'habitant appelle le numéro habituel de la mairie. Quand personne ne décroche, ou en dehors des horaires d'ouverture, un simple renvoi d'appel (le même principe qu'un renvoi vers un téléphone portable) bascule l'appel vers l'assistant.
- L'assistant se présente. « Bonjour, vous êtes bien à la mairie. Je suis l'assistant automatique de la commune. » L'habitant sait tout de suite qu'il parle à une machine.
- Il écoute la question et répond à partir des informations validées par la mairie : horaires, pièces à fournir, jours de collecte, tarifs votés.
- Il oriente : vers le site de la commune, vers la fiche service-public.gouv.fr, vers le bon service (école, services techniques) ou vers un autre organisme quand la question ne relève pas de la mairie.
- Il prend un message si une personne doit rappeler. La secrétaire de mairie reçoit par e-mail un résumé écrit : qui, quel numéro, quelle demande. Plus besoin de réécouter des messages confus sur le répondeur.
Ce que l'assistant fait, et ce qu'il ne fait pas
| Il fait | Il ne fait pas |
|---|---|
| Répond aux questions courantes à partir de vos informations validées | Inventer une réponse : s'il ne sait pas, il prend un message |
| Explique les démarches et les pièces à fournir | Donner un avis juridique ou promettre une décision |
| Oriente vers le bon service ou le bon organisme | Traiter une urgence : il renvoie immédiatement vers le 112, le 15, le 17 ou le 18 |
| Prend des messages et les transmet par e-mail | Prendre un rendez-vous ou attribuer une salle sans validation de la mairie |
| Répond à toute heure, y compris le week-end | Se faire passer pour un agent de la mairie |
Les garde-fous
Il annonce qu'il est un assistant automatique. Le règlement européen sur l'intelligence artificielle impose d'informer les personnes qu'elles échangent avec un système d'IA (règlement (UE) 2024/1689, article 50). Cette obligation s'applique depuis le 2 août 2026 et concerne aussi les autorités publiques.
Il ne traite aucune urgence. Si l'habitant signale un danger (incendie, accident, malaise, inondation), l'assistant lui indique d'appeler le 112, numéro d'urgence européen, ou le 15 (Samu), le 17 (police ou gendarmerie), le 18 (pompiers). Si la commune a une astreinte, il peut communiquer le numéro que vous lui avez indiqué.
Il ne répond qu'avec vos informations. Sa base de connaissances est la même que celle du chatbot : votre site, vos documents, vos consignes. Quand la réponse n'y figure pas, il prend un message.
Les appels et les données restent protégés. L'appel est enregistré et transcrit par écrit ; l'enregistrement, la transcription et le traitement par l'IA restent dans l'Union européenne ou en France, au choix de la commune. Les réponses sont produites par les modèles de Mistral AI, entreprise française d'intelligence artificielle. L'appelant est informé du traitement de sa demande. Comme pour tout traitement de données, la durée de conservation est fixée avec votre commune et le traitement est inscrit au registre tenu par votre délégué à la protection des données (RGPD, articles 30 et 37). La CNIL rappelle que les personnes doivent être informées lorsqu'une conversation téléphonique est écoutée ou enregistrée.
Combien d'heures votre secrétariat passe-t-il au téléphone ?
Faites le calcul pour votre mairie, en trois chiffres :
- Le nombre d'appels par semaine : comptez-les pendant une semaine type, en notant ceux qui arrivent pendant une fermeture.
- La durée moyenne d'un appel : décroché, réponse, prise de note.
- La part des questions simples : horaires, démarches, collectes, salle, tout ce qui a une réponse écrite quelque part.
30 appels par semaine × 5 minutes = 150 minutes, soit 2 h 30 par semaine. Si les deux tiers sont des questions simples, ce sont environ 1 h 40 par semaine, près de 75 heures sur une année de 45 semaines, pendant lesquelles la secrétaire de mairie est interrompue pour répéter la même information. Ajoutez les appels perdus pendant les fermetures, que l'habitant renouvelle le lendemain.
Ces chiffres sont un exemple : le vôtre dépend de la taille de la commune et de vos horaires. Il vous donne une base concrète pour présenter le projet au conseil municipal.
Le prix du standard téléphonique IA
| Prix HT | |
|---|---|
| Mise en place | 1 490 € |
| Abonnement annuel | 2 990 € par an |
| Ou abonnement trimestriel | 897 € par trimestre |
| Pack IA (standard + chatbot sur le site) | 1 990 € de mise en place, puis 3 990 € par an |
La mise en place comprend la préparation des réponses à partir de vos informations, le réglage du message d'accueil, le raccordement à la ligne de la mairie et une série d'appels de test avec votre équipe. L'abonnement comprend le service, l'hébergement en France, la transmission des messages et la mise à jour des informations.
Le règlement annuel vous fait économiser l'équivalent de deux mois par rapport au trimestriel. Facturation sur Chorus Pro.
Pack IA : le site et le téléphone répondent avec les mêmes informations, mises à jour une seule fois. Vous économisez 980 € HT la première année, puis 490 € HT chaque année suivante. Découvrir le chatbot IA →
Externaliser le standard téléphonique ou passer à l'IA ?
Une mairie qui veut rester joignable a trois options :
- Le répondeur : gratuit, mais l'habitant n'obtient aucune réponse et doit rappeler. Si vous gardez cette solution, soignez au moins le message. Générer le message de répondeur de la mairie →
- Un standard externalisé avec des téléopérateurs : une personne décroche, mais elle ne connaît pas la commune et le coût dépend du volume d'appels.
- Le standard téléphonique IA : il connaît les informations de votre commune, répond à toute heure pour un prix annuel fixe, et transmet ce qui demande une personne de la mairie.
Comprendre le fonctionnement d'un callbot →
La mise en service, étape par étape
- Commande et collecte : horaires, services, questions fréquentes, contacts à transmettre, numéro d'astreinte éventuel.
- Préparation : nous rédigeons avec vous le message d'accueil et les réponses de l'assistant.
- Appels de test : la secrétaire de mairie et les élus appellent et testent les questions difficiles. Nous ajustons.
- Mise en service : vous choisissez quand l'assistant prend les appels.
- Suivi : vous recevez les messages par e-mail et nous signalez toute information à corriger.
Questions fréquentes sur l'accueil téléphonique de la mairie
Q : Qu'est-ce qu'un standard téléphonique IA ? R : C'est un assistant vocal qui décroche à la place du secrétariat, comprend la question de l'appelant, répond à partir des informations de la mairie et prend un message quand une personne doit rappeler.
Q : Quels sont les différents services d'une mairie vers lesquels il oriente ? R : Ceux que vous lui indiquez : accueil et état civil, urbanisme, école et périscolaire, services techniques, élus. Il oriente aussi vers d'autres organismes quand la question ne relève pas de la commune (intercommunalité pour les déchets si elle en a la compétence, préfecture, service-public.gouv.fr).
Q : Les habitants savent-ils qu'ils parlent à une machine ? R : Oui, l'assistant l'annonce dès le début de l'appel. C'est une obligation du règlement européen sur l'intelligence artificielle et une question de confiance.
Q : Que se passe-t-il en cas d'urgence ? R : L'assistant ne traite aucune urgence. Il indique immédiatement le 112 ou le numéro adapté (15, 17, 18) et, si vous le souhaitez, le numéro d'astreinte de la commune.
Q : Le numéro de la mairie change-t-il ? R : Non, les habitants continuent d'appeler le numéro habituel de la mairie. Nous configurons un simple renvoi d'appel : rien à installer, aucune compétence technique n'est demandée à la mairie.
Q : Les personnes âgées vont-elles s'en servir ? R : L'assistant parle en français courant, sans menu à touches à mémoriser. Une personne qui préfère parler à quelqu'un laisse simplement son message, et la mairie la rappelle.
Q : Combien coûte un standard téléphonique IA pour une mairie ? R : 1 490 € HT de mise en place, puis 2 990 € HT par an (ou 897 € HT par trimestre). Avec le chatbot, le pack IA coûte 1 990 € HT puis 3 990 € HT par an.
Ne laissez plus le téléphone sonner dans le vide
Dites-nous combien d'appels reçoit votre mairie et quand elle est ouverte : nous vous envoyons un devis sous 48 h ouvrées.
Sources
- Règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle, article 50 : https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
- Commission européenne, obligations de transparence de l'article 50 : https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/faqs/transparency-obligations-under-article-50-ai-act
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), articles 30 et 37 : https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
- CNIL, écoute et enregistrement des appels : https://www.cnil.fr/fr/lecoute-et-lenregistrement-des-appels-sur-le-lieu-de-travail
- CNIL, collectivités territoriales : https://www.cnil.fr/fr/collectivites-territoriales
- Numéros d'urgence (service-public.gouv.fr) : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/actualites/A15841
Données structurées
Service(serviceType « Standard téléphonique IA pour mairie », provider Organization, areaServed France).Offer+PriceSpecification: mise en place 1 490 € HT, 2 990 € HT/an (priceCurrency EUR, valueAddedTaxIncluded false) ; offre du pack IA.FAQPagesur les 7 questions.BreadcrumbList: Accueil › IA pour les collectivités › Standard téléphonique IA.