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PDF scannés : pourquoi ils posent problème sur le site de la mairie
Un PDF scanné est une photo de papier : pour l'ordinateur, il ne contient aucun texte. Un habitant aveugle ne peut pas le faire lire par son logiciel, personne ne peut y chercher un mot, et il se lit mal sur téléphone. Le référentiel d'accessibilité demande que les documents téléchargeables publiés par la mairie existent dans une version accessible. Bonne nouvelle : la solution est souvent plus simple que le scan.
Le geste qui pose problème
La scène est connue dans beaucoup de secrétariats. Le compte rendu du conseil municipal est tapé sous Word, imprimé, signé par le maire, puis passé au scanner. Le fichier obtenu est déposé sur le site. Le travail semble fait.
Pourtant, ce fichier n'est pas un texte. C'est une image, même si elle ressemble à une page écrite. Concrètement : pour un ordinateur, votre compte rendu scanné est l'équivalent d'une photo de la page, comme une photo de vacances.
Quatre problèmes concrets
1. Il est illisible pour les personnes aveugles ou malvoyantes
Les personnes aveugles utilisent un lecteur d'écran. Concrètement : un logiciel qui lit à voix haute le texte affiché. Face à un PDF scanné, il n'a rien à lire. Il annonce au mieux « image », au pire rien du tout.
2. Personne ne peut y chercher un mot
Un habitant qui veut savoir si le conseil a parlé de « l'éclairage public » ne peut pas utiliser la recherche de son ordinateur ou de son téléphone. Le texte n'existe tout simplement pas dans le fichier.
3. Il se lit mal sur téléphone
Une page A4 scannée affichée sur un écran de téléphone oblige à zoomer et à faire glisser l'image dans tous les sens. Or c'est sur téléphone que la plupart des habitants consultent le site. Voir notre article Pourquoi le site de votre mairie doit être pensé pour le téléphone →
4. Il est lourd
Un scan pèse souvent beaucoup plus lourd qu'un PDF produit directement depuis le traitement de texte. En zone mal couverte, le téléchargement devient long, parfois impossible.
Ce que dit la règle
Les sites des collectivités doivent être accessibles aux personnes handicapées (loi n° 2005-102 du 11 février 2005, article 47, et décret n° 2019-768 du 24 juillet 2019). Le référentiel technique, le RGAA, contient un critère consacré aux documents :
Critère 13.3 du RGAA : « Dans chaque page web, chaque document bureautique en téléchargement possède-t-il, si nécessaire, une version accessible (hors cas particuliers) ? »
Pour être en règle, le document doit donc être accessible lui-même, ou disposer d'une version accessible à côté (un autre fichier, ou le même contenu écrit directement dans la page).
Le décret prévoit une exemption pour les fichiers bureautiques publiés avant le 23 septembre 2018, sauf s'ils sont nécessaires pour accomplir une démarche administrative (article 3 du décret n° 2019-768). Les documents publiés depuis ne sont pas concernés par cette exemption.
Pour le détail du référentiel : RGAA : le guide pour les collectivités →
Et la publication des actes ?
Depuis le 1er juillet 2022, les actes de la commune sont publiés par défaut sous forme électronique. L'article R. 2131-1 du code général des collectivités territoriales précise qu'ils sont mis à disposition sur le site « dans leur intégralité, sous un format non modifiable », avec la mention lisible des prénom, nom et qualité de leur auteur et la date de mise en ligne.
« Non modifiable » ne veut pas dire « scanné ». Un PDF créé directement depuis Word ou LibreOffice est non modifiable pour l'habitant, tout en restant un vrai texte. Beaucoup de secrétariats scannent pour montrer la signature. À notre lecture, le texte exige la mention lisible de l'auteur sur la version publiée, pas une photo de l'original signé, qui reste conservé en mairie.auprès de votre préfecture avant de changer votre pratique.
Pour organiser la rubrique des actes : Publier les actes sur le site de la mairie →
Comment faire mieux, dès la semaine prochaine
- Exportez au lieu de scanner. Dans Word : « Fichier › Enregistrer sous › PDF ». Dans LibreOffice : « Fichier › Exporter au format PDF ». Le fichier obtenu contient du vrai texte.
- Structurez le document source. Utilisez les styles « Titre 1 », « Titre 2 » plutôt que du gras agrandi. Le lecteur d'écran s'en sert pour naviguer.
- Décrivez les images (plan, photo) par un texte alternatif dans Word avant l'export.
- Écrivez l'essentiel dans la page. Le menu de la cantine, les horaires ou un avis de travaux se tapent directement sur le site. Le PDF devient un complément, pas le seul support.
- Pour les documents anciens ou reçus sur papier, utilisez la reconnaissance de caractères (souvent appelée « OCR »). Concrètement : un logiciel qui transforme l'image en texte. Le résultat doit être relu : les erreurs sont fréquentes.
- Vérifiez. Le RGAA indique l'outil gratuit PAC (PDF Accessibility Checker) pour contrôler un PDF. Test rapide à la portée de tous : ouvrez le fichier et essayez de sélectionner une phrase. Si c'est impossible, c'est une image.
Le tri à faire sur votre site actuel
| Type de document | Priorité | Action |
|---|---|---|
| Actes et comptes rendus récents (depuis 2018) | haute | réexporter depuis le fichier Word d'origine |
| Formulaires à remplir par les habitants | haute | proposer une version en ligne ou un fichier accessible |
| Menus, horaires, informations pratiques | haute | écrire le contenu dans la page |
| Bulletins municipaux | moyenne | demander un PDF accessible à l'imprimeur ou au maquettiste |
| Documents publiés avant le 23 septembre 2018 | basse | exemptés, sauf s'ils servent à une démarche |
Questions fréquentes
Q : Un PDF scanné respecte-t-il le « format non modifiable » demandé pour les actes ? R : Oui, mais un PDF exporté depuis un traitement de texte aussi. Le second a l'avantage d'être lisible par tous.
Q : Faut-il reprendre tous les anciens documents ? R : Non. Commencez par ceux publiés depuis septembre 2018 et ceux nécessaires à une démarche.
Q : Combien de temps faut-il pour exporter au lieu de scanner ? R : Quelques secondes de plus que le scan : le fichier Word existe déjà.
Appel à l'action
Combien de PDF scannés sur le site de votre commune ?
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Encadré auteur : Foued Cherni dirige Nehos Groupe - KBC SOLUTIONS, agence numérique basée à Toulouse. Avec son équipe de développeurs, il conçoit les sites, applications et assistants IA de Mairie Digitale. L'agence →
Sources
- RGAA 4.1, critère 13.3 et méthodologie (outil PAC) : https://accessibilite.numerique.gouv.fr/methode/criteres-et-tests/
- Loi n° 2005-102 du 11 février 2005, article 47 : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000809647
- Décret n° 2019-768 du 24 juillet 2019, article 3 (contenus exemptés) : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000038811937
- Code général des collectivités territoriales, article R. 2131-1 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000044194955
- Collectivités locales, publicité des actes : https://www.collectivites-locales.gouv.fr/connaitre-les-acteurs-et-les-institutions/democratie-locale/publicite-entree-en-vigueur-et-conservation-des-actes-des-collectivites-territoriales-et-de-leurs