Modèle de charte d'usage de l'intelligence artificielle en mairie

Une charte IA est un document interne qui fixe ce que les agents et les élus d'une collectivité peuvent faire, ou non, avec les outils d'intelligence artificielle : quels outils, pour quelles tâches, avec quelles données et sous quel contrôle. Notre modèle gratuit, au format Word, contient le texte complet d'une charte d'utilisation de l'IA à adapter à votre commune, avec ses annexes.

À savoir : cette charte n'est pas un acte juridique et ne remplace aucune règle de droit. C'est un document d'organisation interne, à adapter, à faire relire par votre délégué à la protection des données et, si vous le souhaitez, à présenter en conseil municipal ou en comité social territorial selon vos usages.

Pourquoi une charte d'usage de l'IA dans une collectivité

Les agents utilisent déjà des outils d'IA, souvent sur leur téléphone ou dans leur navigateur, pour reformuler un courrier ou résumer un document. Sans cadre, le risque est concret : un nom, une adresse ou une situation sociale saisis dans un outil grand public, une réponse inexacte envoyée à un habitant, un texte publié sans relecture. La CNIL recommande, avant tout déploiement d'une IA générative, de partir d'un besoin précis, de définir la liste des usages autorisés et interdits, de former les utilisateurs et d'organiser une gouvernance associant le délégué à la protection des données.

Ce que contient le fichier

• Le texte complet de la charte en 12 articles, avec les passages à adapter entre crochets.
• Annexe 1 : tableau des outils autorisés, à compléter.
• Annexe 2 : mémo d'une page « Les 10 réflexes IA » à afficher.
• Annexe 3 : fiche de prise de connaissance à signer par chaque utilisateur.
• Annexe 4 : les références officielles (RGPD, CNIL, ANSSI, règlement européen sur l'IA).

Pour qui

Pour les maires, les secrétaires généraux de mairie, les directeurs généraux des services et les délégués à la protection des données des communes et intercommunalités.

Recevoir le fichier

Formulaire (Brevo, double confirmation)

• Adresse e-mail (obligatoire)
• Prénom (facultatif)
• Collectivité (facultatif)
• Fonction (liste : élu·e, secrétaire général·e de mairie, DGS, DPO, agent, autre — facultatif)
• Case non cochée : « Je souhaite recevoir la lettre d'information de Mairie Digitale (une fois par mois environ). »
• Mention sous le bouton : « Votre adresse sert à vous envoyer ce fichier. Vous recevrez d'abord un e-mail de confirmation. Détails : politique de confidentialité. » → /confidentialite/
• Bouton : [Recevoir le modèle de charte]

Message après envoi : « Merci ! Un e-mail de confirmation vient de partir vers [adresse]. Cliquez sur le lien qu'il contient pour recevoir la charte. »

E-mail d'envoi : objet « Votre modèle de charte d'usage de l'IA » ; lien de téléchargement ; liens vers /ia-collectivites/ et /lexique/delegue-protection-des-donnees/.

Appel à l'action final : Vous envisagez un chatbot ou un standard téléphonique IA ? Nos outils sont réglés pour une mairie, avec transmission à un agent dès que la réponse n'est pas connue. Découvrir l'IA pour les collectivités · Former vos équipes : notre accompagnement, formation portée par Ewolis.

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Contenu du fichier

Nom du fichier : modele-charte-usage-ia-collectivite-mairie-digitale.docx

Page de garde « Charte d'usage de l'intelligence artificielle — [Nom de la collectivité] — Version [1.0] du [date] Document interne d'organisation. Ce document n'est pas un acte juridique. Il ne crée ni ne modifie aucune règle de droit et doit être adapté à la collectivité. Modèle proposé par Mairie Digitale, une marque de Nehos Groupe - KBC SOLUTIONS. »

Préambule

L'intelligence artificielle (IA) peut aider les services de [collectivité] à mieux répondre aux habitants et à consacrer plus de temps aux dossiers qui demandent un jugement humain. Elle comporte aussi des risques : erreurs présentées comme des certitudes, fuite de données personnelles, perte de maîtrise des décisions.

La présente charte fixe les règles de bon usage que [collectivité] se donne. Elle s'inscrit dans le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD), de la loi Informatique et libertés, du code des relations entre le public et l'administration et du règlement (UE) 2024/1689 établissant des règles harmonisées concernant l'intelligence artificielle.

Article 1 — Objet et champ d'application

1.1. La charte encadre l'utilisation des outils d'IA dans le cadre des missions de [collectivité]. 1.2. Elle s'applique aux agents, quel que soit leur statut, aux élus lorsqu'ils agissent pour la collectivité, aux stagiaires, apprentis et prestataires ayant accès aux données de la collectivité. 1.3. Elle concerne tout outil d'IA, qu'il soit fourni par la collectivité, accessible gratuitement en ligne ou intégré à un logiciel existant (traitement de texte, messagerie, logiciel métier).

Article 2 — Définitions

• Intelligence artificielle (IA) : logiciel capable de produire du texte, des images, du son ou des recommandations à partir de consignes, en s'appuyant sur des modèles entraînés sur de grandes quantités de données.
• IA générative : IA qui produit des contenus nouveaux (texte, image, voix).
• Prompt : consigne écrite ou orale donnée à l'outil.
• Donnée personnelle : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (article 4 du RGPD).
• Outil autorisé : outil inscrit à l'annexe 1, après validation par [le maire / le DGS / le secrétaire général de mairie] et avis du délégué à la protection des données.

Article 3 — Principes

3.1. L'humain décide. Aucune décision concernant une personne n'est prise par un outil d'IA seul. Un agent ou un élu identifié examine, valide et assume chaque décision. 3.2. L'humain vérifie. Tout contenu produit par une IA est relu avant d'être envoyé, publié ou utilisé. L'IA peut se tromper en donnant une réponse plausible. 3.3. Transparence. Les habitants savent quand ils échangent avec une IA et quand un contenu a été largement produit par une IA. 3.4. Protection des données. On ne confie à un outil d'IA que les données strictement nécessaires, et jamais de données personnelles dans un outil non autorisé. 3.5. Égalité de traitement. L'utilisation de l'IA ne doit pas conduire à traiter différemment les habitants selon leur origine, leur âge, leur handicap ou tout autre critère discriminatoire. 3.6. Sobriété. On utilise l'IA quand elle apporte un gain réel, pas par habitude.

Article 4 — Outils autorisés

4.1. Seuls les outils inscrits à l'annexe 1 peuvent être utilisés avec des informations internes à la collectivité. 4.2. Avant d'autoriser un outil, la collectivité vérifie notamment : le lieu d'hébergement et de traitement des données, la réutilisation ou non des données saisies pour entraîner le modèle, les conditions de sécurité, l'existence d'un contrat conforme à l'article 28 du RGPD lorsque le fournisseur traite des données personnelles pour son compte. 4.3. Les outils grand public non inscrits à l'annexe 1 ne peuvent être utilisés qu'avec des informations publiques ou fictives. 4.4. Toute demande d'ajout d'un outil est adressée à [référent IA].

Article 5 — Usages autorisés

Sous réserve des articles 3 et 6, les usages suivants sont autorisés avec un outil de l'annexe 1 :

• reformuler ou simplifier un texte, y compris en langage facile à lire et à comprendre (FALC), sous réserve de relecture ;
• préparer un premier jet de courrier, d'article pour le site ou le bulletin, de réponse type ;
• résumer un document public ou interne non confidentiel ;
• traduire une information destinée aux habitants ;
• aider à la préparation de notes de réunion, sans substitution au procès-verbal ou aux actes, qui restent rédigés, validés et signés par les personnes compétentes ;
• répondre aux questions courantes des habitants par un assistant (chatbot ou standard téléphonique) alimenté par des informations validées par la collectivité, avec transmission à un agent lorsque la réponse n'est pas connue.

Article 6 — Usages interdits

Sont interdits :

• saisir dans un outil non autorisé des données personnelles, en particulier des données relevant de l'article 9 du RGPD (santé, opinions politiques ou religieuses, appartenance syndicale…), des informations sociales, des données relatives à des mineurs, des numéros d'identification ou des informations couvertes par le secret professionnel ;
• saisir des mots de passe, des informations de sécurité ou des documents non publics sensibles (marchés en cours, contentieux, dossiers de personnel) dans un outil non autorisé ;
• prendre ou faire prendre par l'IA une décision individuelle concernant un habitant ou un agent (attribution d'une aide, d'une place, d'un logement, d'une sanction) ;
• rédiger par l'IA un acte (délibération, arrêté, procès-verbal, contrat) et le soumettre sans relecture complète par une personne compétente ;
• publier ou envoyer un contenu produit par IA sans relecture ;
• produire des images, voix ou vidéos imitant une personne réelle (élu, agent, habitant) ;
• utiliser l'IA pour surveiller ou noter les agents ou les habitants.

Article 7 — Données personnelles

7.1. Tout usage de l'IA qui implique des données personnelles constitue un traitement au sens du RGPD. Il est inscrit au registre des activités de traitement de la collectivité (article 30 du RGPD) et fait l'objet d'un avis préalable du délégué à la protection des données. 7.2. Lorsqu'un traitement est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les personnes, une analyse d'impact relative à la protection des données est réalisée (article 35 du RGPD). 7.3. Les personnes concernées sont informées dans les conditions prévues par les articles 13 et 14 du RGPD. 7.4. Aucune décision produisant des effets juridiques à l'égard d'une personne ne repose exclusivement sur un traitement automatisé, hors des cas prévus par l'article 22 du RGPD. Lorsqu'une décision administrative individuelle est prise sur le fondement d'un traitement algorithmique, l'intéressé en est informé conformément à l'article L. 311-3-1 du code des relations entre le public et l'administration.

Article 8 — Transparence envers les habitants

8.1. Tout assistant conversationnel (chatbot, standard téléphonique) indique clairement à l'habitant qu'il échange avec une IA et non avec une personne. Cette obligation d'information découle de l'article 50 du règlement (UE) 2024/1689, applicable depuis le 2 août 2026. 8.2. L'habitant peut toujours obtenir une réponse d'un agent : un moyen de contact humain est indiqué. 8.3. Les images ou sons générés ou modifiés par IA publiés par la collectivité et susceptibles d'être pris pour réels sont signalés comme tels. 8.4. La collectivité peut indiquer, pour ses publications, lorsqu'un texte a été préparé avec l'aide d'un outil d'IA.

Article 9 — Exactitude et responsabilité

9.1. L'utilisateur reste responsable du contenu qu'il envoie ou publie, qu'il ait été produit ou non avec une IA. 9.2. Les informations juridiques, financières, médicales ou de sécurité produites par une IA sont systématiquement vérifiées sur une source officielle (Légifrance, service-public.gouv.fr, collectivites-locales.gouv.fr…). 9.3. En cas d'erreur publiée, l'utilisateur prévient [référent IA] et la correction est faite sans délai.

Article 10 — Sécurité

10.1. Les comptes d'accès aux outils d'IA sont nominatifs, protégés par un mot de passe robuste et, lorsque c'est possible, par une double authentification. 10.2. Les utilisateurs se méfient des contenus reçus qui pourraient contenir des instructions cachées destinées à détourner un outil d'IA (documents, pages web, e-mails). 10.3. La collectivité s'appuie sur les recommandations de sécurité de l'ANSSI pour les systèmes d'IA générative. 10.4. Tout incident (fuite de données, réponse gravement erronée, comportement anormal d'un outil) est signalé sans délai à [référent IA] et au délégué à la protection des données. Une violation de données personnelles peut devoir être notifiée à la CNIL dans les conditions de l'article 33 du RGPD.

Article 11 — Formation et accompagnement

11.1. Chaque utilisateur reçoit, avant d'utiliser un outil autorisé, une présentation de la présente charte et des bonnes pratiques. 11.2. La collectivité veille à ce que les personnes qui utilisent ou configurent des outils d'IA disposent d'un niveau suffisant de connaissances. Le règlement européen sur l'IA prévoyait à l'origine une obligation de « maîtrise de l'IA » (article 4), applicable depuis le 2 février 2025 ; elle a été allégée par le règlement dit « omnibus IA » entré en vigueur le 27 juillet 2026. La formation reste recommandée.

Article 12 — Gouvernance et révision

12.1. [Nom, fonction] est désigné(e) référent(e) IA. Il ou elle tient la liste des outils autorisés (annexe 1), recueille les demandes et les incidents, et fait le point une fois par an avec [le maire / le DGS] et le délégué à la protection des données. 12.2. La charte est révisée au moins une fois par an et à chaque évolution importante des outils ou de la réglementation. 12.3. La charte est portée à la connaissance de chaque utilisateur, qui en atteste par la fiche de l'annexe 3.

Annexe 1 — Outils autorisés (à compléter)

Annexe 2 — Les 10 réflexes IA (mémo à afficher)

1. J'utilise uniquement les outils de la liste autorisée pour les informations internes.
2. Je ne saisis jamais de nom, d'adresse, de situation personnelle dans un outil non autorisé.
3. Je relis tout ce que l'IA produit avant de l'envoyer ou de le publier.
4. Je vérifie toute règle ou tout chiffre sur une source officielle.
5. L'IA propose, je décide.
6. Je ne fais pas rédiger un acte par l'IA sans relecture complète par une personne compétente.
7. Je signale aux habitants qu'ils échangent avec une IA.
8. Je ne crée pas d'image ou de voix imitant une vraie personne.
9. Je signale immédiatement toute erreur ou tout incident au référent IA.
10. En cas de doute, je demande au référent IA ou au délégué à la protection des données.

Annexe 3 — Fiche de prise de connaissance

« Je soussigné(e) [Prénom Nom], [fonction], déclare avoir pris connaissance de la charte d'usage de l'intelligence artificielle de [collectivité], version [ ] du [date], et m'engage à la respecter. Fait à [ ], le [ ]. Signature : »

Annexe 4 — Références officielles

• Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), articles 4, 5, 9, 13, 14, 22, 28, 30, 33, 35 et 37 à 39 : https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees
• CNIL, « Comment déployer une IA générative ? La CNIL apporte de premières précisions » (18 juillet 2024) : https://www.cnil.fr/fr/comment-deployer-une-ia-generative-la-cnil-apporte-de-premieres-precisions
• CNIL, Questions-réponses sur l'utilisation d'un système d'IA générative : https://www.cnil.fr/fr/les-questions-reponses-de-la-cnil-sur-lutilisation-dun-systeme-dia-generative
• CNIL, Entrée en vigueur du règlement européen sur l'IA : les premières questions-réponses : https://www.cnil.fr/fr/entree-en-vigueur-du-reglement-europeen-sur-lia-les-premieres-questions-reponses-de-la-cnil
• ANSSI, Recommandations de sécurité pour un système d'IA générative (29 avril 2024) : https://messervices.cyber.gouv.fr/guides/recommandations-de-securite-pour-un-systeme-dia-generative
• Commission européenne, cadre réglementaire de l'IA et calendrier d'application : https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/regulatory-framework-ai
• Commission européenne, entrée en vigueur de l'omnibus IA (27 juillet 2026) : https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/news/ai-omnibus-enters-force
• Commission européenne, obligations de transparence applicables au 2 août 2026 : https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/news/commission-starts-enforcing-ai-act-rules-and-new-transparency-requirements-2-august
• Code des relations entre le public et l'administration, article L. 311-3-1 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/texte_lc/LEGITEXT000031366350/

Sources

Les sources de la page sont celles de l'annexe 4 ci-dessus.