Fiche fonctionnalité
Réservation de salles et matériel
Avec la réservation de salle des fêtes en ligne, les habitants et les associations voient les dates libres sur le site de la mairie et envoient leur demande à toute heure. La mairie garde la main : elle valide, refuse ou propose une autre date, et le calendrier se met à jour seul. Le même module sert pour les tables, chaises, barnums ou la sono prêtés par la commune.
En bref
- Un calendrier public des disponibilités de chaque salle, consultable sur téléphone.
- Une demande en ligne, avec les informations dont la mairie a besoin : date, horaires, objet, nombre de personnes, coordonnées.
- La décision reste à la mairie : rien n'est réservé tant qu'elle n'a pas validé.
- Incluse dans la formule Services, et combinable avec le paiement en ligne PayFiP.
Ce qui change pour le secrétariat
Moins d'appels, moins d'allers-retours
Dans beaucoup de communes, la réservation de la salle des fêtes se gère avec un agenda papier et le téléphone. L'habitant appelle pendant les heures d'ouverture, la secrétaire vérifie l'agenda, rappelle, note, confirme. Les demandes du samedi soir attendent le mardi matin. Deux élus promettent parfois la même date.
Avec le module de réservation, l'habitant regarde d'abord les dates libres. Il n'envoie sa demande que pour une date possible. La mairie reçoit une demande complète, qu'elle traite quand elle le décide.
Ce qui ne change pas : les règles d'utilisation de vos salles. C'est le maire qui détermine les conditions dans lesquelles les locaux communaux peuvent être utilisés, et le conseil municipal qui fixe, si besoin, la contribution due pour cette utilisation (article L. 2144-3 du code général des collectivités territoriales, pour les associations et partis politiques qui en font la demande). Le site affiche vos règles et vos tarifs ; il ne les décide pas.
Comment fonctionne la réservation en ligne
Réservation de salle des fêtes en ligne, étape par étape
- L'habitant consulte le calendrier. Chaque salle a sa page : capacité, équipements, photos, tarifs votés par la commune, règlement à télécharger, et un calendrier où les dates prises apparaissent comme indisponibles, sans le nom de la personne qui a réservé.
- Il envoie sa demande. Date, créneau, objet (mariage, anniversaire, assemblée générale d'association…), nombre de personnes, coordonnées. Il reçoit un accusé de réception.
- La mairie décide. La demande arrive dans la messagerie de la mairie et dans l'espace d'administration du site. En un clic : accepter, refuser, ou proposer une autre date. La date acceptée est bloquée dans le calendrier.
- L'habitant est prévenu par e-mail de la réponse, avec les informations utiles (remise des clés, état des lieux, pièces à fournir) que vous avez rédigées une fois pour toutes.
Ce que le module fait pour vous :
- Un calendrier par salle et par matériel prêté
- Des dates bloquées par la mairie pour ses propres besoins (élections, conseil municipal, cérémonies)
- Des tarifs différents selon le demandeur, si votre délibération en prévoit (habitants, extérieurs, associations locales)
- Un historique des réservations, utile pour préparer le bilan annuel de la salle
- Le choix d'afficher ou non le motif des dates prises (par défaut : simplement « indisponible »)
Visuel suggéré : capture fictive de la page « Salle polyvalente » d'une commune de démonstration, avec un calendrier mensuel (dates grisées « indisponible ») et le bouton « Demander cette date ».
Et le paiement ?
Location, caution et paiement
La réservation en ligne ne remplace pas votre régie ni votre comptable public. Deux façons de faire :
- Vous continuez comme aujourd'hui : le site gère la demande, le paiement se fait selon vos règles habituelles.
- Vous proposez le paiement en ligne : si votre commune a adhéré à PayFiP, le service de paiement de la DGFiP, l'habitant règle sa facture de location en ligne. Voir la fiche Paiement en ligne PayFiP.
Pour le contrat de location lui-même, notre générateur de contrat de location de salle propose un modèle indicatif, à adapter et à faire valider par la commune.
Pour quelle formule
Incluse dans la formule Services
La formule Services s'adresse aux villes, intercommunalités et syndicats. Une commune plus petite qui veut seulement ce module peut le demander dans son devis. Voir les formules →
Besoin d'un vrai logiciel de gestion ? Si vous gérez de nombreux équipements (gymnase, salles de réunion, matériel des services techniques) avec des plannings internes, des états des lieux et des statistiques, cela relève d'un logiciel interne, que nous pouvons étudier et développer sur mesure.
Nos conseils
Nos conseils pour une réservation en ligne sans surprise
- Publiez le règlement de la salle et les tarifs votés sur la page de la salle : ce sont les deux questions posées à chaque appel.
- Bloquez d'avance les dates de la commune (cérémonies, élections, repas des aînés) dès le début de l'année.
- Décidez qui valide les demandes, et qui le remplace pendant les congés : une demande sans réponse pendant deux semaines crée plus de mécontentement qu'un refus.
- N'affichez pas le nom des réservataires sur le calendrier public : « indisponible » suffit.
Questions fréquentes
Questions fréquentes sur la réservation de salle en ligne
Q : Une réservation est-elle confirmée dès que l'habitant envoie sa demande ? R : Non. La date reste une demande tant que la mairie ne l'a pas acceptée. Le calendrier n'affiche une date comme prise qu'après validation.
Q : Peut-on réserver aussi des tables, des chaises ou un barnum ? R : Oui. Chaque matériel prêté peut avoir son propre calendrier, et être réservé seul ou avec une salle.
Q : Les associations peuvent-elles réserver pour plusieurs dates d'un coup ? R : Elles peuvent envoyer plusieurs demandes. Pour des créneaux réguliers toute l'année (répétitions, entraînements), la mairie les saisit directement dans le calendrier.
Q : Les habitants qui n'utilisent pas internet peuvent-ils toujours réserver ? R : Oui. La secrétaire de mairie saisit elle-même la réservation reçue par téléphone ou au guichet : tout le monde partage le même calendrier.
Fonctionnalités voisines
- Paiement en ligne PayFiP → /fonctionnalites/paiement-en-ligne-payfip/
- Démarches en ligne → /fonctionnalites/#demarches-en-ligne
- Connecteurs d'applications d'alerte → /fonctionnalites/connecteurs-applications-alerte/
Appel à l'action
Ouvrez le calendrier de votre salle des fêtes
Dites-nous combien de salles et de matériels vous prêtez : le devis officiel vous est envoyé sous 48 h ouvrées.
Sources
- Code général des collectivités territoriales, article L. 2144-3 (utilisation des locaux communaux) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000033023248/