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Le portail et l'annuaire des associations de votre commune
Un portail des associations rassemble sur le site de la mairie l'annuaire des associations de la commune, l'agenda de leurs manifestations, la réservation des salles et du matériel et le dépôt des demandes de subvention. Chaque association met à jour sa propre fiche, la mairie valide. Nous concevons et développons ce portail pour votre commune, avec nos propres développeurs, et il peut s'intégrer à votre site actuel. Chaque projet fait l'objet d'un devis, envoyé sous 48 h ouvrées.
Concrètement : aujourd'hui, la liste des associations est souvent un PDF de l'année précédente, les dates des lotos et des vide-greniers arrivent par e-mail, et les dossiers de subvention passent de main en main sur papier. Le portail réunit tout cela à un seul endroit, à jour, consultable sur téléphone.
Pour qui
- Les communes qui ont une vie associative riche — Clubs sportifs, comité des fêtes, associations culturelles, de parents d'élèves, d'anciens combattants : dès quelques dizaines d'associations, la liste et le calendrier deviennent difficiles à tenir à jour.
- Le service vie associative ou l'élu délégué — Celui qui répond aux questions des habitants (« quel club de foot pour mon fils ? »), arbitre les demandes de salle et prépare les subventions votées en conseil municipal.
- Les intercommunalités — Pour un annuaire des associations à l'échelle du territoire, avec un filtre par commune.
L'annuaire des associations de la commune
Chaque association a sa fiche :
- son nom, son objet et ses activités, classées par thème (sport, culture, solidarité, jeunesse, loisirs, patrimoine…) ;
- le lieu, les jours et les horaires des activités ;
- les publics accueillis (enfants, adultes, seniors) et les conditions d'inscription ;
- un contact (adresse e-mail de l'association, téléphone, site ou page) et, si elle le souhaite, une photo ou un logo.
L'habitant cherche par thème, par public ou par mot-clé. Le nouvel arrivant trouve en deux minutes la chorale ou le club de tennis.
Les coordonnées publiées sont choisies par l'association. Nous recommandons d'afficher une adresse de l'association plutôt que le numéro personnel de son président : c'est plus simple à transmettre au changement de bureau.
Un espace où chaque association met à jour sa fiche
Nous pouvons développer un espace réservé à chaque association. Son responsable se connecte, modifie ses horaires, ajoute une manifestation, dépose un document. La mairie reçoit la modification, la vérifie et la publie.
Concrètement : la secrétaire de mairie ne ressaisit plus les changements envoyés par e-mail ; elle valide d'un clic ce que l'association a écrit. Nous pouvons prévoir un rappel annuel qui invite chaque association à vérifier sa fiche à la rentrée.
L'agenda des manifestations associatives
Les associations proposent leurs événements (concert, loto, tournoi, exposition, assemblée générale ouverte), la mairie les valide, et ils apparaissent dans l'agenda du site. Chaque événement indique la date, le lieu, l'organisateur et les conditions d'accès.
L'agenda peut aussi éviter les doublons : avant de proposer une date, l'association voit ce qui est déjà prévu ce week-end-là. Pour prévenir les habitants d'un événement, l'application ActuMairie envoie une notification sur leur téléphone.
Réservation des salles et du matériel
Salle des fêtes, salle de réunion, gymnase, tables, chaises, barnum, sonorisation : les associations sont les premières à réserver.
- Pour les demandes en ligne sur le site — La réservation de salles et de matériel est incluse dans notre formule de site Services : calendrier des disponibilités, demande en ligne, validation par la mairie. Voir la réservation de salles →
- Pour un planning interne plus complet — Véhicules, matériel prêté aux associations, plusieurs bâtiments : nous pouvons développer un outil de planning avec validation. Planning des salles, véhicules et matériel →
- Pour le contrat — Notre générateur prépare un contrat de location de salle à partir de vos tarifs ; c'est un modèle indicatif à adapter et faire valider par la commune. Générer un contrat de location de salle →
La demande de subvention en ligne
Chaque année, les associations déposent un dossier de demande de subvention auprès de la commune. Nous pouvons développer le circuit en ligne :
- Dépôt du dossier — L'association remplit sa demande en ligne et joint ses pièces (statuts, budget prévisionnel, compte rendu de l'année précédente, relevé d'identité bancaire…). La liste des pièces est celle que fixe la commune.
- Contrôle par la mairie — Le service vérifie que le dossier est complet et peut demander une pièce manquante.
- Suivi — L'association voit où en est sa demande : reçue, complète, en instruction, examinée en commission, votée.
La décision reste celle du conseil municipal : le portail organise le dépôt et le suivi des dossiers, il ne calcule ni ne propose aucun montant.
Le formulaire officiel. Le dossier de demande de subvention d'une association à une collectivité territoriale peut s'appuyer sur le formulaire Cerfa n° 12156*06 « Association : demande de subvention », publié sur service-public.gouv.fr ; il sert aux demandes adressées à l'État, à une collectivité territoriale ou à un établissement public, pour un projet ou pour le fonctionnement de l'association. Un compte rendu financier peut ensuite être établi avec le Cerfa n° 15059. Le portail peut proposer ce formulaire au téléchargement, ou reprendre ses rubriques dans un formulaire en ligne, selon le choix de la commune.
Et Le Compte Asso ? Le Compte Asso est le service en ligne de l'État, sur associations.gouv.fr, qui permet notamment aux associations de déposer une demande de subvention par une télé-procédure simplifiée. Notre portail ne s'y raccorde pas : si votre commune accepte aussi les demandes par ce canal, nous l'indiquons simplement aux associations sur le portail.
Le forum des associations
Le forum de la rentrée est souvent le moment fort de la vie associative. Le portail peut l'accompagner :
- une page dédiée avec la date, le lieu, le plan des stands et la liste des associations présentes ;
- l'inscription des associations en ligne, avec leurs besoins (table, grille, électricité) ;
- un lien vers chaque fiche de l'annuaire, pour que les habitants préparent leur visite.
Intégré au site de la commune
Le portail peut faire partie du site de la commune : même adresse, même apparence, même menu. Si votre site n'a pas été créé par nous, les conditions d'intégration sont étudiées dans le devis. Il est hébergé en France et conçu selon le référentiel RGAA, comme nos sites. Notre offre accessibilité → · Créer le site de la commune →
Comment se déroule le projet
- Premier échange — Nombre d'associations, circuits actuels (liste, agenda, salles, subventions), personnes qui valideront.
- Devis sous 48 h ouvrées — Rubriques retenues, espace des associations, circuit de subvention, intégration au site, prix de création et de maintenance.
- Maquette validée par la mairie avant le développement.
- Mise en place — Reprise de la liste actuelle des associations, création des accès, tests avec quelques associations volontaires.
- Formation et lancement — Le service vie associative est formé ; les associations reçoivent un mode d'emploi simple.
Questions fréquentes sur le portail des associations
Q : Comment créer l'annuaire des associations de la commune ? R : Partez de la liste tenue en mairie, puis demandez à chaque association de vérifier ses informations. Avec le portail, nous reprenons cette liste et chaque association reçoit un accès pour compléter sa fiche, que la mairie valide avant publication.
Q : Une association peut-elle modifier sa fiche sans passer par la mairie ? R : Elle propose ses modifications dans son espace ; la mairie les valide avant publication. Vous pouvez aussi choisir de publier directement certaines informations, comme les horaires.
Q : Le portail remplace-t-il le Cerfa n° 12156 ? R : Non. La commune fixe le contenu de son dossier de demande de subvention. Le portail peut proposer le Cerfa n° 12156 au téléchargement ou reprendre ses rubriques en ligne, puis organiser le dépôt des pièces et le suivi.
Q : Le portail est-il relié à Le Compte Asso ? R : Non. Le Compte Asso est le service de l'État pour les associations. Notre portail est l'outil de la commune ; il peut indiquer aux associations si la mairie accepte aussi les demandes par ce canal.
Q : Combien coûte un portail des associations ? R : Le prix dépend des rubriques retenues (annuaire seul, agenda, espace des associations, subventions, forum) et de l'intégration à votre site. Vous recevez un devis précis sous 48 h ouvrées après un premier échange.
Donnez une vitrine à vos associations
Dites-nous combien d'associations compte votre commune et comment vous gérez aujourd'hui leur liste, leurs salles et leurs subventions : nous vous proposons les rubriques utiles et un devis sous 48 h ouvrées.
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Sources
- Service-public.gouv.fr, formulaire « Association : demande de subvention » (Cerfa n° 12156*06) : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/R1271
- Associations.gouv.fr, Le Compte Asso : https://www.associations.gouv.fr/le-compte-asso.html
- Pages utiles : Réservation de salles et matériel · Location de la salle communale · Logiciels pour collectivités · Communication municipale