Portail famille : comment choisir l'outil de votre commune

Chapeau

Un portail famille est un espace en ligne où les parents inscrivent leurs enfants à la cantine, à la garderie ou au centre de loisirs, réservent les jours, consultent et paient leurs factures. Pour bien choisir le logiciel, partez de vos règles actuelles (tarifs, délais de réservation, régies), vérifiez le lien avec la facturation et le paiement en ligne PayFiP de la DGFiP, et exigez des garanties écrites sur les données des familles.

Ce guide liste les fonctions utiles, les questions à poser aux éditeurs et les pièges à éviter, pour une petite commune comme pour une intercommunalité.

Sommaire

1. Ce que fait un portail famille
2. Avant de choisir : décrire votre fonctionnement
3. Les fonctions à comparer
4. Paiement en ligne : PayFiP
5. Quotient familial : ne plus demander les justificatifs
6. Données des familles et RGPD
7. Acheter : devis ou mise en concurrence
8. Logiciel du marché ou développement sur mesure
9. Questions fréquentes

1. Ce que fait un portail famille

Du côté des familles :

• créer un compte et le dossier de chaque enfant (santé, allergies, personnes autorisées à venir le chercher) ;
• inscrire aux services (restauration scolaire, accueil périscolaire, centre de loisirs, parfois crèche ou école de musique) ;
• réserver ou annuler des jours, dans les délais fixés par la commune ;
• consulter et payer les factures ;
• recevoir les informations (menus, fermetures, grève).

Du côté de la mairie :

• tenir les listes de présence par jour et par service ;
• transmettre les effectifs à la cuisine ou au prestataire de repas ;
• calculer et émettre les factures selon la grille tarifaire votée ;
• suivre les impayés avec la trésorerie.

Concrètement : le portail remplace les coupons papier, les tableaux tenus à la main et une bonne partie des appels au secrétariat.

2. Avant de choisir : décrire votre fonctionnement

Les éditeurs vous montreront des démonstrations brillantes. Pour comparer, écrivez d'abord sur deux pages comment vous fonctionnez aujourd'hui :

• Les services concernés et le nombre d'enfants par service.
• Les tarifs : prix unique, tarifs par tranches de quotient familial, tarifs extérieurs à la commune, pénalités de réservation tardive.
• Les délais : jusqu'à quand un parent peut réserver ou annuler.
• La facturation : mensuelle ou à la période, prépaiement ou après service.
• Les régies : existe-t-il une régie de recettes ? La facturation passe-t-elle par des titres de recettes émis par la commune ?
• Les acteurs : secrétariat, animateurs, cuisine, école, trésorerie, éventuellement intercommunalité.

Ce document sert ensuite de base à votre cahier des charges (voir Cahier des charges d'un site de mairie, dont la méthode s'applique aussi ici).

3. Les fonctions à comparer

Le point le plus sous-estimé : la sortie. Demandez par écrit, avant de signer, comment vous récupérerez les dossiers des familles et l'historique de facturation.

4. Paiement en ligne : PayFiP

PayFiP est le service de paiement en ligne de la direction générale des Finances publiques (DGFiP) pour les factures des collectivités (cantine, crèche, garderie…). Selon collectivites-locales.gouv.fr :

• le paiement par prélèvement unique n'entraîne aucun coût d'encaissement pour la collectivité ;
• le paiement par carte bancaire donne lieu à une commission, à chaque transaction, proportionnelle au montant ;
• la DGFiP annonce le virement simplifié, qui permet de payer depuis son espace bancaire sans carte.

Concrètement : vérifiez que le portail famille sait générer des factures payables par PayFiP, et parlez-en tôt avec votre trésorerie, qui ouvre le service. Voir Paiement en ligne PayFiP.

5. Quotient familial : ne plus demander les justificatifs

Si vos tarifs dépendent du quotient familial, l'État propose API Particulier, un service qui permet aux administrations et aux collectivités d'obtenir directement certaines données des familles, dont le quotient familial CAF et MSA, sur habilitation. Son objectif affiché est le « Dites-le-nous une fois » : la famille n'a plus à fournir d'attestation, notamment pour la tarification sociale de la cantine.

Question à poser : le portail est-il raccordé à API Particulier ? Sinon, comment les familles transmettent-elles leur quotient, et comment est-il mis à jour ?

6. Données des familles et RGPD

Un portail famille traite des données personnelles, dont certaines sensibles : santé et allergies des enfants, situation familiale, revenus. La commune est responsable du traitement ; l'éditeur est son sous-traitant.

À exiger :

• un contrat de sous-traitance conforme au RGPD (article 28), qui précise ce que l'éditeur fait des données ;
• le lieu d'hébergement, de préférence dans l'Union européenne, et les sauvegardes ;
• des accès limités : l'animateur voit l'allergie d'un enfant, pas les revenus de sa famille ;
• une durée de conservation définie ;
• l'inscription du traitement dans votre registre des traitements (voir Registre RGPD de la mairie) et l'avis de votre délégué à la protection des données.

7. Acheter : devis ou mise en concurrence

Un portail famille est souvent un abonnement sur plusieurs années. C'est le montant total sur la durée qui compte pour savoir si un simple devis suffit ou s'il faut une mise en concurrence. Voir notre guide Seuils des marchés publics.

Autres pistes :

• l'intercommunalité gère peut-être déjà l'accueil de loisirs avec un portail : demandez à le rejoindre ;
• une structure de mutualisation départementale propose parfois un outil à ses membres ;
• une centrale d'achat public peut avoir référencé des solutions.

8. Logiciel du marché ou développement sur mesure

Pour la plupart des communes, un logiciel du marché suffit : il est éprouvé, mis à jour et utilisé par d'autres collectivités.

Un développement sur mesure peut se justifier dans des cas précis : règles tarifaires très particulières, besoin de relier le portail à d'autres outils de la commune, volonté de posséder l'outil. Il coûte plus cher au départ et suppose un prestataire qui en assure la maintenance.

Mairie Digitale ne vend pas de portail famille prêt à l'emploi. Nous pouvons en développer un sur mesure, ou relier votre site à l'outil que vous avez choisi. Développement sur mesure →

Questions fréquentes

Q : Qu'est-ce qu'un portail famille ? R : C'est un espace en ligne où les familles inscrivent leurs enfants aux services municipaux (cantine, garderie, centre de loisirs), réservent les jours, consultent et paient leurs factures.

Q : Combien coûte un logiciel portail famille ? R : Les prix varient beaucoup selon le nombre d'enfants, les services et les modules. Demandez plusieurs devis et comparez le coût total sur la durée du contrat, installation et formation comprises.

Q : Peut-on payer la cantine en ligne sans frais pour la commune ? R : Avec PayFiP, le prélèvement unique n'entraîne pas de coût d'encaissement pour la collectivité ; la carte bancaire donne lieu à une commission proportionnelle au montant, selon la DGFiP.

Q : Faut-il demander l'attestation de quotient familial aux familles ? R : Pas forcément : API Particulier permet aux collectivités habilitées d'obtenir directement le quotient familial CAF et MSA, si votre logiciel y est raccordé.

Q : Qui est responsable des données des enfants dans le portail ? R : La commune, en tant que responsable du traitement. L'éditeur agit comme sous-traitant, avec un contrat conforme à l'article 28 du RGPD.

Appel à l'action

Un besoin particulier pour votre portail famille ?

Relier votre site au portail existant, développer un outil adapté à vos règles : décrivez-nous votre fonctionnement, nous vous répondons avec un devis.

Sources

• Collectivités locales, l'offre de paiement en ligne PayFiP : https://www.collectivites-locales.gouv.fr/gerer-les-finances-publiques-locales/moyens-de-paiement/loffre-de-paiement-en-ligne-payfip
• Collectivités locales, le virement simplifié : https://www.collectivites-locales.gouv.fr/gerer-les-finances-publiques-locales/moyens-de-paiement/le-virement-simplifie-payer-en-ligne-dun-clic-sans-carte-bancaire
• impots.gouv.fr, payer vos factures locales : https://www.impots.gouv.fr/payer-vos-factures-locales-cantine-creche-hopitaux-eau
• API Particulier (data.gouv.fr) : https://www.data.gouv.fr/dataservices/672cf668fcc8065be6e66f52
• Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 28 : https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX:32016R0679

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Encadré auteur

Foued Cherni dirige Nehos Groupe - KBC SOLUTIONS, agence numérique basée à Toulouse. Avec son équipe, il conçoit les sites, applications et assistants IA de Mairie Digitale, dont l'application ActuMairie. L'agence →