Compte rendu de réunion par IA : ce qui est possible en mairie

Par Foued Cherni, fondateur de Nehos Groupe · mis à jour le 27 septembre 2026 · lecture 6 min

Une intelligence artificielle peut transcrire l'enregistrement d'une réunion et en proposer un résumé en quelques minutes. En mairie, c'est un vrai gain de temps pour les commissions, les réunions de chantier ou le bureau municipal. Pour le conseil municipal, l'IA peut préparer un brouillon, mais le procès-verbal reste un acte humain : il est rédigé par le secrétaire de séance, arrêté par le conseil et signé par le maire et le secrétaire.

Ce que fait concrètement l'IA

Deux opérations sont souvent confondues :

1. La transcription : l'outil convertit la parole en texte. Concrètement, vous obtenez tout ce qui a été dit, mot à mot, parfois avec l'indication de qui parle.
2. Le résumé : un second traitement condense la transcription en décisions, points discutés et actions à mener (« qui fait quoi, pour quand »).

La qualité dépend surtout du son. Un micro posé au milieu d'une grande salle des fêtes, des élus qui parlent en même temps et des noms propres locaux (lieux-dits, noms de famille) produisent des erreurs. Un micro de conférence et un tour de parole discipliné changent tout.

Où l'IA est vraiment utile en mairie

Pour les réunions internes, aucun texte n'impose de forme au compte rendu : l'IA peut prendre en charge l'essentiel, à condition qu'une personne relise avant diffusion.

Le procès-verbal du conseil municipal : une IA peut aider, pas signer

Depuis le 1er juillet 2022, le compte rendu de séance du conseil municipal a été supprimé. Le procès-verbal est devenu le document qui retrace les échanges et les décisions (article L. 2121-15 du CGCT). Ses règles sont précises :

• il est rédigé par le ou les secrétaires de séance ;
• il est arrêté au commencement de la séance suivante et signé par le maire et le ou les secrétaires ;
• il contient notamment la date et l'heure, les présents et représentés, le quorum, l'ordre du jour, les délibérations adoptées, le résultat des votes (avec, pour les scrutins publics, le nom des votants et le sens de leur vote) et la teneur des discussions ;
• il est publié sur le site de la commune, lorsqu'elle en a un, et mis à disposition sur papier, dans la semaine qui suit la séance où il a été arrêté.

La direction générale des collectivités locales précise que la teneur des discussions « s'entend comme le résumé des opinions exprimées sur chaque point porté à l'ordre du jour » : la retranscription intégrale n'est pas imposée. C'est exactement là que l'IA aide : elle propose un résumé point par point, que le secrétaire de séance corrige et complète.

Ce que l'IA ne doit jamais faire seule :

• les résultats des votes : ils se reprennent sur la feuille de séance, pas sur une transcription ;
• la liste des présents, des pouvoirs et le quorum : ils viennent de la feuille d'émargement ;
• le texte des délibérations : c'est celui qui a été voté, pas une reformulation.

À côté du procès-verbal, la liste des délibérations examinées est affichée en mairie et mise en ligne dans un délai d'une semaine (article L. 2121-25 du CGCT). Elle se prépare à partir de l'ordre du jour et des votes, pas d'un résumé automatique.

Pour la rédaction du procès-verbal lui-même, voir notre guide du compte rendu et du procès-verbal du conseil municipal et la définition du procès-verbal du conseil municipal.

Les précautions à prendre

Informer les participants

Une voix enregistrée est une donnée personnelle. Annoncez l'enregistrement en début de réunion, dites à quoi il sert et combien de temps il sera gardé. Les séances du conseil municipal sont publiques et peuvent être retransmises (article L. 2121-18 du CGCT) ; quand le conseil siège à huis clos, n'enregistrez pas pour une transcription automatique.

Choisir l'outil avec votre délégué à la protection des données

Posez au fournisseur quatre questions :

1. Où sont hébergés les enregistrements et les textes ? (de préférence dans l'Union européenne)
2. Les données servent-elles à entraîner ses modèles ? (la réponse attendue est non, écrite dans le contrat)
3. Combien de temps sont-elles conservées, et pouvez-vous les supprimer ?
4. Qui, chez le fournisseur, peut y accéder ?

Le délégué à la protection des données de la commune doit être associé au choix et le traitement inscrit au registre de la commune.

Supprimer l'enregistrement une fois le texte validé

Une fois le compte rendu relu et validé, l'enregistrement brut n'a souvent plus d'utilité. Fixez une durée courte et tenez-vous-y.

Écrire les règles dans une charte

Qui peut utiliser un outil d'IA, pour quoi, avec quelles données : ces règles tiennent en deux pages. Notre modèle de charte d'usage de l'IA en mairie vous donne une base.

Questions fréquentes

Q : L'IA peut-elle rédiger le procès-verbal du conseil municipal ? R : Elle peut en préparer le brouillon, notamment le résumé des discussions. Le procès-verbal reste rédigé et relu par le secrétaire de séance, arrêté par le conseil à la séance suivante et signé par le maire et le secrétaire.

Q : Faut-il prévenir les élus et le public que la séance est enregistrée ? R : Oui. Informer les personnes enregistrées fait partie des obligations du RGPD. Annoncez-le en début de séance et indiquez la durée de conservation.

Q : Une transcription automatique est-elle fiable ? R : Elle est bonne avec un son propre, moins avec des voix superposées ou des noms propres locaux. Une relecture humaine reste indispensable avant toute diffusion.

Pour aller plus loin

• Toutes nos solutions d'IA pour les collectivités
• Agent IA en mairie : ce qu'il peut faire
• Modèle de charte d'usage de l'IA en mairie

Appel à l'action : Vous voulez un outil de transcription et de résumé adapté aux réunions de la mairie ? Nous pouvons le développer sur mesure. Nos offres d'IA s'appuient sur les modèles de Mistral AI, entreprise française, avec des données et un traitement situés dans l'Union européenne ou en France, au choix de la commune. IA pour les collectivités → · Développement sur mesure → · Nous écrire →

Sources

• CGCT, article L. 2121-15 (procès-verbal) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000044190488
• CGCT, article L. 2121-25 (liste des délibérations) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000031038649
• CGCT, article L. 2121-18 (publicité des séances) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006389876
• DGCL, fiche « Le procès-verbal », juin 2022 : https://www.collectivites-locales.gouv.fr/files/files/Animer%20les%20territoires/La%20d%C3%A9mocratie%20locale/6.%20Proc%C3%A8s-verbal_juin%202022.pdf
• CNIL, collectivités territoriales : https://www.cnil.fr/fr/thematiques/collectivites-territoriales