Secrétaire de mairie : fiches pratiques pour le numérique

Chapeau

Le secrétaire de mairie, appelé secrétaire général de mairie depuis la loi du 30 décembre 2023, jongle chaque jour avec une dizaine d'outils numériques : logiciel de gestion, plateformes de l'État, messagerie, site internet. Ces fiches pratiques résument, pour chaque tâche numérique courante, ce qu'il faut faire, l'outil concerné et le texte de référence. Une dernière partie montre sept tâches que l'intelligence artificielle peut alléger, et ce qu'il ne faut pas lui confier.

Ce guide ne remplace pas les formations du CNFPT ni les conseils de votre centre de gestion : il sert d'aide-mémoire.

Sommaire

1. Les logiciels utilisés en mairie
2. Fiche 1 : publier un acte sur le site
3. Fiche 2 : après le conseil municipal
4. Fiche 3 : répondre aux demandes reçues par e-mail
5. Fiche 4 : recevoir une demande d'urbanisme en ligne
6. Fiche 5 : traiter les factures des fournisseurs
7. Fiche 6 : mettre à jour le site sans tout casser
8. Fiche 7 : les bons réflexes de sécurité
9. Sept tâches que l'IA peut alléger
10. Se former
11. Questions fréquentes

1. Les logiciels utilisés en mairie

Une petite mairie utilise en général :

Concrètement : notez dans un classeur (papier) la liste de ces outils, l'adresse de connexion, qui a un compte et qui appeler en cas de problème. C'est la première chose qu'un remplaçant demande.

2. Fiche 1 : publier un acte sur le site

Le texte : depuis le 1er juillet 2022, la publication électronique des actes est la règle (article L. 2131-1 du CGCT). Les communes de moins de 3 500 habitants peuvent choisir l'affichage ou le papier par délibération.

Les étapes :

1. enregistrez l'acte signé en PDF depuis le traitement de texte (pas un scan, si possible) ;
2. vérifiez que figurent les prénom, nom et qualité du signataire ;
3. mettez le PDF en ligne dans la rubrique des actes, en entier ;
4. vérifiez que la date de mise en ligne s'affiche ;
5. laissez-le en ligne au moins deux mois (article R. 2131-1 du CGCT), et de préférence archivez-le ensuite.

Pour aller plus loin : Dématérialisation en mairie.

3. Fiche 2 : après le conseil municipal

Les textes : la liste des délibérations examinées est affichée en mairie et mise en ligne dans un délai d'une semaine (article L. 2121-25 du CGCT). Le procès-verbal est publié en ligne dans la semaine qui suit la séance où il a été arrêté (article L. 2121-15). Le compte rendu de séance n'existe plus depuis le 1er juillet 2022.

Les étapes :

1. dans la semaine : liste des délibérations affichée et en ligne ;
2. transmission au préfet des délibérations qui le nécessitent ;
3. publication des délibérations selon le mode de publicité de la commune ;
4. à la séance suivante : procès-verbal arrêté, signé, puis en ligne dans la semaine.

Pour aller plus loin : Compte rendu du conseil municipal : ce qui a changé.

4. Fiche 3 : répondre aux demandes reçues par e-mail

Le texte : les usagers peuvent saisir la commune par voie électronique (articles L. 112-8 et suivants du code des relations entre le public et l'administration).

Les bons réflexes :

• une adresse générique de la mairie, consultée chaque jour ouvré, plutôt qu'une adresse personnelle ;
• un accusé de réception pour les demandes qui appellent une décision ;
• un classement par dossier (urbanisme, état civil, salle, voirie) ;
• un message d'absence qui indique à qui s'adresser pendant les congés.

5. Fiche 4 : recevoir une demande d'urbanisme en ligne

Le texte : depuis le 1er janvier 2022, toutes les communes doivent pouvoir recevoir les demandes d'autorisation d'urbanisme par voie électronique ; les communes de plus de 3 500 habitants doivent aussi les instruire sous forme dématérialisée (article L. 423-3 du code de l'urbanisme).

Les bons réflexes :

• indiquez clairement sur le site comment déposer (adresse dédiée ou téléservice) ;
• enregistrez la date de réception : elle fait courir les délais ;
• vérifiez avec le service instructeur (souvent l'intercommunalité) comment le dossier lui est transmis.

6. Fiche 5 : traiter les factures des fournisseurs

L'outil : Chorus Pro, le portail de l'État sur lequel les fournisseurs déposent leurs factures destinées aux collectivités (voir Chorus Pro).

Les bons réflexes :

• donnez aux fournisseurs le numéro SIRET de la commune et, si vous en utilisez, le code service ;
• consultez Chorus Pro régulièrement : les délais de paiement courent à partir de la réception ;
• une facture reçue par e-mail en PDF doit, en principe, être redéposée par le fournisseur sur Chorus Pro

7. Fiche 6 : mettre à jour le site sans tout casser

• Une information = une page. Ne recopiez pas les horaires à trois endroits : un seul endroit, des liens ailleurs.
• Datez les actualités et retirez celles qui sont dépassées de la page d'accueil.
• Nommez les fichiers clairement : « 2026-10-menu-cantine.pdf ».
• Compressez les photos avant de les mettre en ligne.
• Décrivez les images (texte alternatif) pour les personnes aveugles.
• Ne supprimez jamais un acte ou un procès-verbal publié : archivez-le.

8. Fiche 7 : les bons réflexes de sécurité

• un mot de passe différent par service, et la double authentification pour la messagerie ;
• les mises à jour faites sans tarder ;
• une sauvegarde régulière, dont une copie débranchée ;
• une vérification par téléphone de toute demande de changement de RIB ;
• les accès retirés le jour du départ d'un agent ou d'un élu.

Pour aller plus loin : Cybersécurité en mairie : 10 réflexes.

9. Sept tâches que l'IA peut alléger

Les assistants d'intelligence artificielle (outils qui rédigent ou résument du texte à partir d'une consigne) peuvent faire gagner du temps sur des tâches de rédaction. Ils ne décident de rien, et tout texte doit être relu.

1. Rédiger un premier jet de courrier : réponse à un habitant, courrier à une entreprise. Vous donnez les éléments, l'IA propose une formulation, vous corrigez.
2. Simplifier un texte administratif pour le bulletin ou le site, en langage clair. Notre outil Traduire en FALC propose une version « facile à lire et à comprendre ».
3. Résumer un long document : rapport, circulaire, compte rendu d'une réunion de l'intercommunalité.
4. Préparer une actualité pour le site ou l'application à partir d'un arrêté (fermeture de route, travaux).
5. Préparer les notes d'une réunion de travail à partir d'un enregistrement ou de notes. Pour le conseil municipal, le procès-verbal reste rédigé par le secrétaire de séance et validé par le conseil.
6. Répondre aux questions répétitives des habitants : un assistant sur le site (voir Chatbot IA pour mairie) ou au téléphone (voir Accueil téléphonique de la mairie) répond aux horaires, aux démarches et oriente vers le bon service.
7. Rédiger un message de répondeur ou d'absence clair : voir notre générateur de message de répondeur.

Ce qu'il ne faut pas confier à une IA grand public :

• des données personnelles d'habitants (état civil, aide sociale, dossiers d'urbanisme nominatifs) ;
• une décision ou une règle de droit à appliquer : délais, quorum, montants ;
• la validation d'un acte.

Encadrez l'usage par une charte simple, validée par le maire : voir notre modèle de charte IA pour la mairie. Pour aller plus loin : L'IA au service des collectivités.

10. Se former

• Le CNFPT (Centre national de la fonction publique territoriale) propose des formations aux agents territoriaux, dont les secrétaires de mairie.
• Votre centre de gestion organise souvent des réseaux et des formations pour les secrétaires de mairie du département.
• Ewolis, l'organisme de formation de notre groupe, forme élus et agents aux outils numériques et à l'IA (ewolis.fr).

Sur le statut : la loi n° 2023-1380 du 30 décembre 2023 visant à revaloriser le métier de secrétaire de mairie a renommé la fonction « secrétaire général de mairie » et prévu un classement minimal en catégorie B dans les communes de moins de 2 000 habitants, et en catégorie A à partir de 2 000 habitants.

Questions fréquentes

Q : Quelles sont les tâches d'une secrétaire de mairie ? R : Selon la taille de la commune : accueil, état civil, élections, urbanisme, comptabilité et budget, paie, préparation du conseil municipal et publication des actes, gestion des salles et du cimetière, communication. Une grande partie passe aujourd'hui par des outils numériques.

Q : Quels sont les logiciels utilisés en mairie ? R : Un logiciel de gestion (comptabilité, paie, état civil, élections), les plateformes de l'État (Chorus Pro, @CTES, REU, PayFiP), une messagerie, un outil de mise à jour du site internet, et souvent une application d'information des habitants.

Q : Existe-t-il un guide « secrétaire de mairie pour les nuls » ? R : Il n'existe pas de guide officiel unique. Le CNFPT, les centres de gestion et les associations départementales de maires publient des fiches et proposent des formations. Ce guide sert d'aide-mémoire pour la partie numérique.

Q : L'IA peut-elle remplacer la secrétaire de mairie ? R : Non. Elle peut alléger des tâches de rédaction et répondre aux questions simples des habitants. Les décisions, l'application des règles et la relation avec les élus et les habitants restent humaines.

Q : Le secrétaire de mairie s'appelle-t-il encore ainsi ? R : La loi du 30 décembre 2023 a renommé la fonction « secrétaire général de mairie ». L'usage courant garde souvent « secrétaire de mairie ».

Appel à l'action

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Sources

• Loi n° 2023-1380 du 30 décembre 2023 visant à revaloriser le métier de secrétaire de mairie : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000048734585
• Vie-publique.fr, présentation de la loi du 30 décembre 2023 : https://www.vie-publique.fr/loi/289937-loi-du-30-decembre-2023-revaloriser-les-secretaires-de-mairie
• CGCT, article L. 2131-1 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000044190563
• CGCT, article R. 2131-1 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000044194955
• CGCT, article L. 2121-15 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000044190488
• CGCT, article L. 2121-25 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000044190507
• CRPA, articles L. 112-8 à L. 112-10 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGISCTA000031367346
• Code de l'urbanisme, article L. 423-3 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000037667639
• Ministère de la Transition écologique, dématérialisation des autorisations d'urbanisme : https://www.ecologie.gouv.fr/politiques-publiques/dematerialisation-autorisations-durbanisme
• Ministère de l'Intérieur, bilan du répertoire électoral unique : https://www.interieur.gouv.fr/Publications/Rapports-de-l-IGA/Rapports-recents/Bilan-et-perspectives-du-repertoire-electoral-unique
• Collectivités locales, Plat'AU-@CTES : https://www.collectivites-locales.gouv.fr/connaitre-les-acteurs-et-les-institutions/controle-de-legalite/platau-ctes
• Collectivités locales, PayFiP : https://www.collectivites-locales.gouv.fr/gerer-les-finances-publiques-locales/moyens-de-paiement/loffre-de-paiement-en-ligne-payfip
• La Suite territoriale (ANCT) : https://suiteterritoriale.anct.gouv.fr/

Guides liés

• Dématérialisation en mairie : actes, affichage, démarches → /guides/dematerialisation-mairie/
• Compte rendu du conseil municipal : ce qui a changé → /guides/compte-rendu-conseil-municipal/
• Cybersécurité en mairie : 10 réflexes → /guides/cybersecurite-mairie/

Encadré auteur

Foued Cherni dirige Nehos Groupe - KBC SOLUTIONS, agence numérique basée à Toulouse. Avec son équipe, il conçoit les sites, applications et assistants IA de Mairie Digitale, dont l'application ActuMairie. L'agence →